Quantos contratos sua empresa tem hoje, assinados, e que estejam em vigor? Dependendo do core business do negócio, podem ser dezenas ou, até mesmo, centenas. Independentemente do valor total, é importante manter um controle adequado sobre cada um deles, verificando se os termos estabelecidos estão sendo cumpridos por ambas as partes.
Nesse sentido, uma gestão de contratos eficaz é capaz de assegurar essa questão, de forma a beneficiar ambas as partes e, assim, garantir melhor segurança para todos. Por isso, é importante avaliar quais são as melhores práticas para este fim e, dessa forma, implementar medidas que podem contribuir positivamente para uma gestão mais eficiente.
Vou mostrar para você neste artigo 7 dicas imperdíveis para otimizar a gestão de contratos e garantir a padronização de processos nessa área, bem como redução de custos nesse processo. Boa leitura!
- Faça um bom planejamento
Qualquer tipo de mudança em seu negócio exige planejamento prévio. Com isso, é possível preparar o terreno não só para o que será implementado, mas também para adequar os processos já existentes e gerar um ambiente mais favorável para uma gestão de contratos eficiente.
O planejamento inclui algumas questões imprescindíveis que auxiliam, inclusive, em um melhor arquivamento do documento e agilidade no fechamento de contratos. Vou mostrar alguns pontos a seguir:
Criação de modelos
Uma criação de um contrato pode demandar horas de trabalho, principalmente para quem redige o mesmo tipo de contrato constantemente. Uma boa gestão permite, assim, a criação de modelos que poderão ser preparados, pré-aprovados pelo setor jurídico e, de forma geral, previamente preenchido. Isso tonará o processo mais automático e dará mais agilidade ao negócio.
Adoção de assinaturas eletrônicas
As assinaturas eletrônicas são cada vez mais utilizadas, principalmente pelo fato de terem validade jurídica e garantirem maior agilidade para fechamento de contratos.
Por outro lado, a assinatura manual gera uma série de empecilhos, tais quais:
impressão do documento (o que gera problemas de sustentabilidade ambiental, gastos e espaço de armazenamento);
tempo gasto para que ambas as partes assinem;
tempo para digitalização, entre outros.
Com a assinatura eletrônica, as partes podem ser realizadas online, com toda segurança (pois utilizam criptografia, o que minimiza o risco de fraudes) e sem a necessidade de encontros pessoais.
- Entenda o ciclo de vida dos contratos internos
O gerenciamento de contrato também precisa levar em consideração o ciclo de vida dos contratos internos da organização. Você sabe quais são as nove etapas dele? Vou mostrar a seguir:
solicitação do processo de contratação;
elaboração do documento;
aprovação do contrato e revisão, avaliando se há problemas jurídicos com o documento;
apresentação do documento para a outra parte e negociação dos termos, quando necessário. Essa é uma etapa delicada e que exige jogo de cintura por parte dos envolvidos;
assinatura do documento e início da vigência do contrato;
armazenamento do contrato;
cumprimento do contrato;
gerenciamento;
otimização dos contratos, atualizando-os ou retirando cláusulas que não façam mais sentido dentro daquele contexto.
- Atente aos prazos
Há contratos que preveem prazos para cumprimento de cláusulas, podendo incluir multa em caso de descumprimento. Sendo assim, é importante que o gestor de contrato esteja atento para as questões relacionadas com o tema, verificando quais deles estabelecem esses termos e avaliando se isso é um direito ou um dever do seu negócio.
Com isso, evita-se problemas que possam gerar quebras de credibilidade para a organização e, consequentemente, multa e possíveis sanções, até mesmo, judiciais, caso ocorra algum tipo de litígio.
- Registre todas as ações da gestão de contratos
Tudo aquilo que ocorrer durante a gestão de contratos deve ser devidamente registrado. Isso é imprescindível, principalmente em caso de litígio futuro e auditoria. Muitas vezes, uma das partes alega que determinado ponto do contrato não está sendo cumprido, mas, na verdade, foi uma modificação realizada e de acordo entre as partes.
Por isso, qualquer movimentação dessa espécie precisa ser arquivada e documentada, para evitar dores de cabeça futuras e conseguir manter um bom relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros, entre outros.
- Observe termos e renovações
Os termos nos contratos vigentes estão atualizados? Eles, de fato, ainda correspondem à realidade da situação existente no momento? Termos desatualizados podem gerar inconsistências, portanto, tenha atenção.
Por exemplo, se há cláusulas que preveem manutenções em um determinado equipamento que sequer existe na empresa mais, pode ser importante realizar a atualização, retirando itens que não façam mais sentido e acrescentar aqueles que possam estar mais alinhados com as necessidades da empresa.
Lembre de que o acerto do contrato precisa passar tanto pelo setor jurídico quanto pela outra parte para ser modificado e atualizado. Além disso, em algumas situações, o contrato tem prazo de vigência e, portanto, é fundamental verificar se está perto do prazo de renovação, verificando se há interesse da sua empresa e da outra parte em postergar a contratação.
- Centralize todas as informações sobre os contratos em um único lugar
Locais diversos, alguns documentos impressos e outros dispersos em pastas físicas, contratos na nuvem, alguns em caixas de e-mail etc. — dá para perder o fôlego só de ler, não é? No caso da gestão de contratos, organização é a palavra-chave!
Do mesmo modo, a falta de sistematização quanto ao armazenamento de contratos pode dificultar o acesso a um documento específico, principalmente em uma situação de urgência.
Assim, ao utilizar um sistema para armazenamento de contratos, é possível gerar uma padronização ao acesso, hierarquizando-os conforme as prioridades e necessidades do negócio. Além disso, quando o arquivamento ocorre online, é possível minimizar o risco de perda do documento por falhas em hardware.
- Gere relatórios
Toda ação gerencial precisa ter o acompanhamento necessário para compreender se as medidas tomadas são efetivas. Do mesmo modo, é a partir daí que o gestor poderá verificar quais são as questões que precisam ser adaptadas e melhoradas.
Para tanto, é fundamental realizar relatórios periodicamente, avaliando os níveis de serviços prestados no contrato, tempo de duração, períodos de renovação, entre outros. Isso é importante para auxiliar na proatividade na resolução de problemas e notificar os envolvidos, em caso de descumprimentos.
A maior parte dos pontos que listamos acima para uma boa gestão de contratos nas organizações exige trabalho. Porém, isso pode ser minimizado e garantir melhores resultados com uma plataforma especializada que otimize todos os processos envolvidos.